Polski pracownik w podróży, czyli o wyjazdach służbowych

Delegacje są w polskich firmach codziennością. W podróże służbowe jeżdżą już nie tylko pracownicy dużych korporacji, lecz także małych i średnich firm. Chociaż staje się to coraz ważniejszym aspektem prowadzenia biznesu i pozyskiwania klientów, wciąż wiele firm nie ma wdrożonej polityki w tym zakresie. Co więcej, często traktują delegacje wyłącznie jako koszt i w razie potrzeby tu szukają oszczędności. Eksperci przekonują jednak, że odpowiednio zorganizowana podróż służbowa może przyczynić się do realizacji bardziej priorytetowych celów biznesowych.

Według Global Business Travel Association rynek podróży służbowych w 2015 roku był wart 1,2 bln dolarów. Jego liderem są Chiny (291 mld), a tuż za nimi Stany Zjednoczone – 289 mld dolarów. Do 2020 roku analitycy mówią o wzroście ponad 5-proc. – do 1,6 bln dolarów.

Coraz lepsza sytuacja w światowej gospodarce powoduje, że skłonność firm i konsumentów do wydawania pieniędzy rośnie, a co za tym idzie zarówno hotele, jak i przewoźnicy muszą się mniej starać, by przyciągnąć klienta (np. promocjami czy atrakcyjnymi rabatami). Według raportu „2018 Global Travel Forecast” autorstwa Global Business Travel Association, oznacza to, że w przyszłym roku koszty podróżowania mogą znacząco wzrosnąć. Eksperci GBTA spodziewają się, że ceny biletów lotniczych będą wyższe o ok. 3,5 proc., głównie ze względu na rosnące notowania ropy naftowej. W Europie podwyżki mogą być największe – według autorów raportu wyniosą one 5,5 proc. na zachodzie i 7,1 proc. na wschodzie kontynentu. Prognozowany wzrost cen noclegów to 3,7 proc., choć szacunki dla Europy są prawie dwukrotnie wyższe. Najmniejsze podwyżki dotyczyć mają cen transportu naziemnego, czyli taksówek, pociągów i autobusów.

Jednak rosnąca w siłę gospodarka ma też inne konsekwencje dla tego obszaru funkcjonowania przedsiębiorstw. Dobra koniunktura powoduje bowiem, że firmy coraz śmielej wychodzą na nowe rynki i szukają kolejnych klientów. To – w opinii ekspertów – pozwala prognozować, że ruch w podróżach służbowych będzie coraz większy. I to mimo coraz wyższych cen.

Codzienność czy luksus?

Z danych Ministerstwa Sportu i Turystyki wynika, że w ubiegłym roku zagraniczną podróż w celach służbowych odbyło 1 mln Polaków. Już dziś prawie połowa małych i średnich firm w Polsce wysyła swoich pracowników w delegacje – wynika z badania Diners Club Polska. W samym segmencie firm średnich odsetek ten wzrasta do 78 proc. Służbowe podróże odbywają pracownicy w zasadzie wszystkich branż. Jednak najczęściej dotyczy to reprezentantów firm produkcyjno-przemysłowych (42 proc.), usługowych (31 proc.) i handlowych (20 proc.).

– Połowa firm (51,2 proc.) w podróż służbową wysyła delegatów średnio raz na miesiąc lub rzadziej. Tylko w co czwartym przedsiębiorstwie pracownicy wyjeżdżają około dwa, trzy razy w miesiącu. Raz na tydzień lub częściej podróżują reprezentanci tylko 23 proc. MŚP, a największy odsetek z nich stanowią firmy handlowe – mówi Katarzyna Fatyga z Diners Club.

W zatrudniających powyżej 250 osób firmach, badanych przez LOT Travel, to wcale nie zarząd i kadra zarządzająca podróżują najczęściej, ale specjaliści i dyrektorzy.

Kto to wszystko zorganizuje?

W zdecydowanej większości dużych przedsiębiorstw obowiązują odpowiednie procedury związane z podróżami służbowymi. Zwykle decyzję o delegacji podejmuje bezpośredni przełożony danego pracownika. Za jej organizację z kolei najczęściej odpowiada dział administracji, np. sekretarka czy asystentka zarządu (39 proc.), ale w jednej trzeciej firm osoba wyjeżdżająca sama się wszystkim zajmuje. W małych i średnich przedsiębiorstwach jest podobnie. Tylko 14 proc. firm z sektora MŚP ma osobne stanowisko dla osoby, które zajmuje się organizacją wyjazdów. Zdecydowanie częściej podróże organizowane są na własną rękę przez pracowników lub też zadanie to przypada na konkretnego pracownika jako jedno z wielu.

Eksperci podkreślają, że przez to organizacja delegacji bywa zadaniem żmudnym, nieefektywnym czasowo i kosztowo. Widać to w deklaracjach przedsiębiorców, badanych w tym roku przez firmę Amadeus. 42 proc. polskich firm zamierzało szukać oszczędności w obszarze podróży służbowych, jedna trzecia z nich chciała ciąć koszty o ponad 10 proc. Najczęściej wykorzystywanym do tego narzędziem jest... po prostu ograniczenie liczby podróży. Inne wskazywane sposoby to wybieranie niższej kategorii hotelu czy tańszego środka transportu. Mimo że dostępne na rynku narzędzia, np. z obszaru IT, czy wdrożenie odpowiedniej polityki podróży służbowych, mogłyby okazać się bardziej skuteczne.

Co jest najważniejsze?

Badanie LOT Travel wykazało, że dziś najważniejsza przy planowaniu wyjazdu służbowego wciąż jest cena. Na nią wskazało 85 proc. ankietowanych. A jakie są priorytety firm przy organizacji delegacji? Z badania ACTE i HRS ("Simplifying Managed Travel") wynika, że na pierwszym miejscu jest bezpieczeństwo podróżnych (94 proc.), następnie potrzeba obniżenia kosztów (88 proc.), bezpieczeństwo danych (84 proc.), poprawa zadowolenia podróżnych (75 proc.) i uproszczenie procesów (72 proc.). Duży jest jednak rozdźwięk między deklarowanymi priorytetami a faktycznymi działaniami. Tylko co czwarta firma deklaruje, że zapewnia bezpieczeństwo danym swoim pracownikom wyjeżdżającym w delegacje. Tymczasem – jak wynika z raportu firmy Kaspersky Lab – osoby podróżujące służbowo są bardziej narażone na kradzież cennych danych prywatnych i firmowych niż pieniędzy. Jedna na pięć osób była celem cyberprzestępczości podczas pobytu za granicą. W przypadku kierownictwa wyższego odsetek ten wzrósł do 31 proc. Co więcej, osoby badane podkreślają, że nie zmieniają swoich nawyków i nie zabezpieczają poufnych danych, mimo że znajdują się z dala od bezpiecznych sieci firmowych. Logują się do internetu w przypadkowych miejscach za pomocą swoich urządzeń firmowych, często są to niezabezpieczone publiczne sieci wifi. 41 proc. ankietowanych podkreśla, że oczekuje od swoich pracodawców zastosowania mocnych zabezpieczeń na urządzeniach.

A jak jest z bezpieczeństwem samych podróżnych? W badaniu ACTE i HRS tylko 23 proc. osób organizujących delegacje w firmach podkreśliło, że to bezpieczeństwo zapewnia. Podstawą są polisy ubezpieczeniowe. Bez nich trudno sobie dziś wyobrazić dobrze zorganizowaną zagraniczną podróż turystyczną, nie mówiąc już o wyjeździe służbowym.

– Wybierając polisę dla pracowników, najlepiej udać się do profesjonalnego doradcy, który spośród szerokiej oferty dostępnej na rynku wybierze taką, która będzie atrakcyjna kosztowo przy najlepszym zakresie ochrony i uwzględni zarówno częstotliwość wyjazdów, destynacje, jak i inne indywidualne potrzeby danej firmy – podkreśla Ludmiła Opałko z Mondial Assistance.

Dużą popularnością cieszą się tzw. polisy open, zawierane na rok, dostępne w dwóch opcjach – imiennej, w której pracodawca określa konkretną listę podróżujących, oraz polisy z wykupioną pulą tzw. „osobodni”, bez listy pracowników. Tutaj pracodawca przy każdej delegacji zgłasza osoby wyjeżdżające.

W ubezpieczeniu dla pracowników w podróży służbowej podstawą jest odpowiednio wysoka suma ubezpieczenia kosztów leczenia i assistance (KLiA), uzależniona od kierunku wyjazdu, wieku i stanu zdrowia pasażera. W Europie suma KLiA  nie powinna być niższa niż 80 tys. zł, w innych krajach na świecie rekomendowane są sumy od 200 tys. zł, a w krajach, gdzie leczenie jest szczególnie drogie, – czyli w USA, Kanadzie, Japonii – najlepiej wybierać maksymalne sumy ubezpieczenia, np. 0,5 mln zł. Dodatkowo w standardzie polis są NNW, OC w życiu prywatnym oraz ubezpieczenie bagażu. Towarzystwa ubezpieczeniowe w ofercie dla firm przewidują również szereg usług dedykowanych podróżom biznesowym, np. ubezpieczenie firmowych urządzeń elektronicznych, np. tabletu czy laptopa, czy coraz popularniejsze w ostatnim czasie ubezpieczenie na wypadek ataków terrorystycznych.

– W naszej polisie dla firm zapewniamy także pokrycie kosztów kontynuacji podróży służbowej w sytuacji, gdy wyjeżdżający pracownik ulegnie wypadkowi. Pracodawca może na koszt ubezpieczyciela wysłać drugą osobę na zastępstwo. Jeśli pracownik podróżuje samochodem służbowym i ulegnie wypadkowi, polisa pokryje koszty wysłania po samochód zastępczego kierowcy – wymienia Ludmiła Opałko.

Jakie mogą być konsekwencje podróży bez polisy?

– Tak jak w przypadku klientów indywidualnych może to oznaczać konieczność poniesienia bardzo wysokich kosztów leczenia czy transportu do kraju przez poszkodowane osoby nieubezpieczone. Nie mówimy o niskich kwotach – mamy przypadki, w których koszty naszej interwencji sięgały blisko 1 mln zł – mówi Ludmiła Opałko.